Cara Terima Pesanan Katering via WhatsApp dan Catat di Kasir

Usaha katering rumahan biasanya berawal dari pesanan masuk dari keluarga atau tetangga. Awalnya cukup catat di buku tulis atau ingatan. Tapi seiring pesanan katering WhatsApp semakin banyak, jebolan chat mulai berantakan. Ada pesanan yang lupa dimasukkan ke jadwal masak, ada pula uang muka (DP) yang tidak tercatat di kasir. Akibatnya, bahan baku boros, margin tipis, dan kas akhir bulan selalu selisih. Kalau Anda merasa mulai kewalahan mengelola chat pesanan, saatnya beralih ke catatan digital yang terpusat.

Ubah Chat WhatsApp Jadi Nota Kasir yang Rapi

Masalah terbesar pesanan katering via WhatsApp adalah detailnya tersebar. Pelanggan kirim pesan jam 2 pagi, lanjut ubah menu jam 8 pagi, lalu transfer DP jam 10. Kalau Anda hanya mengandalkan chat, sangat gampang ada yang tertinggal.

Dengan aplikasi kasir Kekasir, Anda bisa terima pesanan langsung dari HP atau tablet. Catat penjualan rapi di aplikasi kasir Kekasir dengan memasukkan data penting berikut:

• Nama pelanggan dan nomor WhatsApp
• Tanggal acara / tanggal antar
• Menu yang dipilih (nasi kotak, tumpeng, snack box, dll.)
• Jumlah porsi dan catatan khusus (pedas, tanpa cabai, dll.)
• Status pembayaran: DP atau lunas

Fitur hold order atau parkir pesanan sangat berguna di sini. Contoh alurnya:

1. Pelanggan baru DP 50% dan masih menanyakan sisa menunya nanti.
2. Anda input dulu pesanannya di kasir, lalu parkirkan di sistem.
3. Saat pelanggan melunasi, buka lagi pesanan yang diparkir dan selesaikan transaksi.
4. Nota langsung tersimpan rapi—tanpa bolak-balik scroll chat WhatsApp.

Dengan begini, menu yang dipesan besok tidak hilang di antara ratusan chat.

Kelola Jadwal Masak dan Hindari Order Tertukar

Bedanya usaha katering dengan warung biasa adalah penyelesaian pesanannya terjadwal. Pelanggan pesan hari Senin untuk diantar hari Jumat. Kalau Anda hanya pakai buku tulis, jadwal masak bisa bentrok antar pelanggan.

Di Kekasir, setiap pesanan yang masuk tercatat dengan waktu yang jelas. Dari rekap harian Anda bisa cek:

• Menu apa saja yang harus disiapkan besok atau lusa
• Total porsi per jenis menu (supaya belanja bahan tidak meleset)
• Siapa yang sudah DP dan siapa yang masih menunggu pelunasan
• Catatan khusus pelanggan yang sering terlewat di chat

Anda juga bisa memakai fitur pre-order (terjadwal) di paket Pro untuk membantu manajemen jadwal pengantaran. Dari sisi dapur, porsi dan resep harus konsisten agar margin untung tetap terjaga. Pelajari cara menghitung HPP dan margin per menu di panduan Kekasir: https://kekasir.id/panduan/outlet/inventori-hpp agar Anda tahu pasti berapa biaya bahan baku per porsi katering yang keluar.

Terima Pembayaran DP dan Pelunasan Tanpa Pusing

Uang muka adalah nyawa usaha katering. Tanpa DP, Anda berani beli bahan baku segar? Pasti ogah. Tapi mencatat DP di chat WhatsApp berisiko lupa—apalagi kalau pelanggan bayar DP via QRIS dan melunasi sisanya tunai saat pesanan diantar.

Dengan kasir digital, satu nota bisa menampung beberapa metode bayar sekaligus:

• DP via QRIS, pelunasan tunai
• DP transfer, pelunasan QRIS
• Bayar lunas sekaligus lewat QRIS atau tunai

Semua tercatat dalam satu struk yang sama. Untuk penerimaan QRIS:

• Biaya MDR sekitar 0,7% (tanpa markup dari Kekasir)
• Dana masuk rekening sekitar T+2 hari kerja
• Konfirmasi otomatis saat pelanggan bayar—tidak perlu cek mutasi bank atau screenshot bukti transfer

Rincian ketentuan pembayaran bisa dicek di Syarat & Ketentuan dan Kebijakan Privasi.

Pakai Etalase Digital Biar Pelanggan Gampang Pesan

Menjawab satu per satu chat “menu apa aja?” dan “harga berapa?” itu menyita waktu—apalagi kalau Anda sibuk di dapur. Solusinya: pakai katalog online bawaan Kekasir. Tiap outlet punya halaman etalase digital sendiri (contoh: kekasir.id/nama-outlet-katering-anda).

Isi etalase digital biasanya mencakup:

• Profil usaha katering Anda
• Daftar menu (nasi kotak, tumpeng, snack box, paket prasmanan)
• Harga per porsi / per paket
• Tombol pesan + bayar QRIS (konfirmasi otomatis)

Cara memakainya sederhana:

1. Atur menu dan harga di dashboard outlet.
2. Bagikan link etalase ke status WhatsApp, Instagram, atau grup pelanggan.
3. Pelanggan buka link, pilih menu, bayar DP lewat QRIS.
4. Pesanan langsung masuk ke sistem kasir—tanpa konfirmasi manual.

Untuk usaha katering pre-order, atur katalog lewat panduan Kekasir: https://kekasir.id/panduan/outlet/pengaturan/katalog-self-order.

Pantau Omzet Harian dan Tutup Shift dengan Rapi

Usaha katering sering melibatkan bantuan staf atau keluarga: ada yang jaga chat, ada yang masak, ada yang antar. Kalau catatan kasir masih manual, uang DP hari ini mudah lupa masuk laporan.

Di Kekasir Anda bisa pantau omzet dan unduh laporan kapan saja. Transaksi dari chat WhatsApp yang diinput ke kasir masuk ke rekap:

• Penjualan harian, mingguan, dan bulanan
• Metode bayar (tunai, QRIS, transfer)
• Pengeluaran bahan baku yang dicatat di shift yang sama

Jangan lupa rutin buka dan tutup shift kasir supaya selisih kas langsung terdeteksi. Contoh alur shift sederhana:

1. Buka shift dengan uang modal di laci (misalnya Rp150.000).
2. Catat DP katering yang masuk (tunai atau QRIS).
3. Catat pengeluaran beli bahan baku di fitur pengeluaran.
4. Tutup shift—sistem hitung otomatis berapa uang fisik yang seharusnya ada di laci.

Kalau Anda di area Batam, Tanjungpinang, atau Bintan dan butuh bantuan setup perangkat, tanya CS via WhatsApp.

Mau coba alur terima pesanan katering ini di usaha Anda? Coba gratis 14 hari — tanpa biaya di muka. Bandingkan fitur Basic dan Pro di halaman Harga. Rincian hak & kewajiban ada di Syarat & Ketentuan, Kebijakan Privasi, dan Kebijakan Refund.